自動音声ガイダンスで効率的な対応を

コールセンターのように、多くの人から電話を受け付けるような場面では、自動音声ガイダンスをうまく活用すると業務の効率化に繋がります。

コールセンターやお問い合わせ窓口などは、一般ユーザーが何か分からないことがある時やクレームをつけたい時に電話をかけて話せるように電話番号が公開されているため、たくさんの人から毎日様々な内容の電話を受けることになります。

それも話が分かりやすい人ばかりではなく、何の話か分からないところから始まって延々と話を聞かなければならない状況に陥ることも少なくないです。

これをひとつひとつ対応していてはらちがあかず、効率が落ちてしまいます。

そこで便利なのが、自動音声ガイダンスです。

まずユーザーから電話を受けたら、自動音声でアナウンスをして内容分類までは音声ガイダンスの中で出来るようにしておくのです。

どんな要件で電話をかけてきたのかが分かれば、緊急度も想像がついた状態で応対出来ますし、内容も予め想定しながら質問をして話を進めていけるでしょう。

コールセンターの中でも役割分担をして、どの要件ならどの人というように割り振りを決めておくとスムーズに話が進みますし、窓口要員も担当分野に対して専門的な知見を身につけやすくなります。

そのように自動音声ガイダンスは、業務の効率化を図る上で非常に役立ちます。

そして業務を効率化することができれば、電話をかけてきたユーザーへの対応も余裕を持って真摯に向き合えます。